UPC Austria

Smarter Dokumentfluss bei UPC Austria.

Das Projekt

Der Multimedia-Provider UPC Austria hat nach der Übernahme von Inode und der Fusion mit dem Unternehmen seine dokumentbezogenen Prozesse neu geordnet. Die mit Hilfe des Wiener Softwarehauses Infinica geschaffene Lösung wurde mit dem ECM Award 2010 in der Kategorie „Wirtschaftlichkeit“ ausgezeichnet. Inzwischen werden mit der Infinica Lösung hunderte unterschiedliche Dokumentarten mit komplexen Regeln erzeugt. Das Unternehmen generiert täglich mehrere tausend Dokumente. Zu den wichtigsten Dokumenttypen gehören Bestellungen, Angebote, Informationsschreiben, Arbeitsaufträge und Verträge.

Mag. Manfred Steinbichl, UPC IT-Chef, wollte eine flexible, leicht skalierbare Lösung für die Erstellung und die Ausgabe von Geschäftsdokumenten schaffen.

Herausforderungen

Mag. Manfred Steinbichl, IT-Chef von UPC Austria: „Unsere spezielle Herausforderung bestand darin, innerhalb kürzester Zeit die Akquisition in den Prozessen und der Dokumenterzeugung abzubilden.“

Dokumente wurden bis dahin transaktionell über Daten aus den Back-End-Systemen erstellt, die zwar für die dynamischen Datensammlung, -verarbeitung und -archivierung optimiert sind, aber bei Funktionen für Geschäftsdokumente Einschränkungen aufweisen. Deshalb musste das bisher das IT-Team die gewünschten Formatierungslogiken und Output Regeln entwickeln. Es war herausfordernd, die verschiedenen Ausgabekanäle anzusteuern. Dies musste häufig einzeln programmiert werden.

Erzielte Ergebnisse

Michael Kristek, IT Deployment Manager UPC Austria, Projektleiter: „Ein modernes und flexibles System ist nun für die Dokumenterstellung und das Output Management zuständig. Das macht die Anpassung an sich ändernde Prozesse und die Administration dahinterliegender ITKomponenten wesentlich leichter. Mit Einführung der INFINICA-Lösung ist der gesamte Ablauf deutlich transparenter geworden.“

  • Hohe Effizienz in der Gestaltung von Dokumentvorlagen (die erforderliche Zeit für die Vorlagenerstellung wurde im Durchschnitt halbiert). Textbausteine lassen sich problemlos wiederverwenden.
  • Die Reaktion auf Corporate Design Änderungen wurde wesentlich vereinfacht (durch eine deutlich geringere Implementierungszeit und einen erheblich geringeren Testaufwand).
  • Ein wesentlich höherer Anteil an Informationen, die per E-Mail mit Dokumentanhang versandt werden, sorgt für die nachhaltige ökonomische Bereitstellung (Green IT) und massive Kosteneinsparungen.
  • Es werden etwa 25% mehr Dokumente per E-Mail versandt als zuvor. Bei einem täglichen Volumen von 2600 Dokumenten führt das zu deutlichen Kosteneinsparungen für Druck, Papier und Zustellung.
  • Eine raschere Zusendung von Rechnungen. Früher benötigte UPC durchschnittlich 4 Tage vom Zeitpunkt der Erstellung bis zum Empfang durch den Kunden. Heute werden die Dokumente serviceorientiert binnen weniger Minuten per E-Mail an Kunden geliefert.